Звільнення працівника, з яким призупинено трудові відносини

Питання: Підприємство зареєстроване в м. Києві і головний офіс знаходиться в м. Києві. На окупованій території знаходиться підрозділ, безбалансовий і без статусу юридичної особи. В минулому році було призупинення трудового договору з працівниками. Зараз працівник звільняється. У нього є компенсація відпустки 4 дні. Чи можемо ми перерахувати кошти сторонній особі за довіреністю, надісланою вайбером? Які дії підприємства у такому випадку?

Відповідь: Відповідно до ч. 1 ст. 47 КЗпП роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні та провести з ним розрахунок у строки, визначені ст. 116 цього Кодексу, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.

Нараховані суми слід виплатити в останній робочий день, він же – день звільнення (ст. 116 КЗпП).

Якщо цього не зробити, доведеться виплатити працівнику його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців (ст. 117 КЗпП).

При цьому, заборони на представництво КЗпП не містить. Крім того, відповідно до ст.19 Конституції України правовий порядок в Україні ґрунтується на засадах, відповідно до яких ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено законодавством. Це означає, що ніхто не може бути примушений вчиняти дії самостійно без представника, якщо це не передбачено законодавством, а отримувати представницькі послуги прямо не заборонено.

Тож, укладення угоди про припинення трудового договору представником, аж ніяк не суперечить чинному законодавству. Така угода не є правочином, який відповідно до його змісту може бути вчинений лише особисто працівником.

Відповідно до ч. 3 ст.244 ЦКУ довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність на вчинення правочину представником може бути надана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі. У нашому випадку безпосередньо роботодавцеві таку довіреність може передати або працівник, або його представник.

Щодо нотаріального посвідчення довіреності слід виходити з того, що таке посвідчення є обов’язковим у випадках, коли це прямо зазначено в законодавстві.

Угода про припинення трудового договору не підлягає нотаріальному посвідченню і законодавство не вимагає від представника працівника для вчинення такого правочину нотаріально посвідченої довіреності. Отже, представник може підтвердити свої повноваження довіреністю, складеною у простій письмовій формі без нотаріального її посвідчення.

Єдине, що може створити незручності, – це наказ про звільнення. Адже такий наказмає бути зареєстрований у Журналі реєстрації наказів із кадрових питань тривалого строку зберігання, а працівник має бути ознайомлений з наказом під підпис. Проте, якщо повноваження щодо ознайомлення з таким наказом буде зазначено у довіреності, виданій працівником своєму представнику, то й тут слід наполягати на тому, що такий представник може вчинити таку дію.

Щодо перерахування коштів, у тому числі компенсації за невикористані дні відпустки представнику працівника, який звільняється по довіреності, надісланій через месенджер, слід зазначити наступне.

Відповідний спосіб листування та процедура повинна бути врегульована. Це може бути або трудовий, або колективний договір, де зазначена відповідна можливість.

Згідно з ч. 3 ст. 29 КЗпП ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної пунктом 4 частини першої цієї статті, що доводиться до відома працівників у порядку, встановленому цією статтею.

Така процедура обміну документами передбачає їх підписання КЕП, як зі сторони роботодавця, так і зі сторони працівника.

У воєнний час вона також правомірна. Але бувають випадки, коли можливість обміну електронними документами між роботодавцем та працівником не зафіксована або працівники не мають КЕП.

Є варіант – спрощений обмін документами через засоби електронного зв’язку. Сам алгоритм ґрунтується на тому, що в період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій роботодавець може визначити самостійно.

Так як, зазначено ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Отже, за відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін документами засобами електронного зв’язку, такі документи мають подаватися у паперовій формі з оригінальним підписом автора документу (або його представника по довіреності), оскільки направлення заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника.

Таким чином, для обрання правильного способу комунікації та обміну документами з працівником або його представником необхідно ознайомитись з умовами трудового, або колективного договору, якими зазвичай врегульовують подібні питання.