Якщо втрачено документи за період діяльності ФОП

Питання: ФОП 3 група. Закрився в 2015 році, перевірки при закритті не було. В YouControl статус припинено. Зараз втратив документи за період діяльності ФОП. Чим це може загрожувати?»

Відповідь:

Зняття з обліку фізичної особи – підприємця в контролюючому органі здійснюється у порядку, встановленому п. 65.10 ст. 65, ст. 67 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI із змінами та доповненнями (далі – ПКУ), розд. ХІ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588 із змінами та доповненнями (далі – Порядок №1588).

Згідно з п.п.1 п.11.18 розд. XI Порядку №1588 підставою для зняття фізичної особи – підприємця як платника податків з обліку у відповідному контролюючому органі є, зокрема, відомості про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізично особи-підприємця за її рішенням.

Кінцевою датою зняття з обліку фізичної особи-підприємця буде дата отримання відомостей про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності.

Відповідні дані про зняття з обліку фізичної особи-підприємця передаються контролюючим органом за основним місцем обліку такого платника податків до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, тобто до ЄДР, із зазначенням дати та номера запису про зняття з обліку, назви ідентифікаційного коду контролюючого органу, у якому платника податків знято з обліку.

Відповідно до п.п.6 п.11.18 розд. XI Порядку №1588 після державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізична особа продовжує обліковуватись у контролюючих органах як фізична особа – платник податків, яка отримувала доходи від провадження підприємницької діяльності.

Така фізична особа має забезпечити остаточні розрахунки з податків від провадження підприємницької діяльності, повинна закрити усі рахунки, відкриті у фінансових установах та в установлені строки подати відповідному контролюючому органу:

  • повідомлення про об’єкти оподаткування або об’єкти, пов’язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність за формою №20-ОПП з оновленою інформацією про закриття об’єкта оподаткування (у разі наявності), протягом 10 робочих днів після його закриття;
  • декларацію за останній базовий податковий (звітний) період.

У разі зміни місця проживання фізичної особи процедури та дії, визначені п.п. 6 п. 11.18 розд. XI Порядку № 1588, проводяться в контролюючому органі, в якому платник податків перебував на обліку за основним місцем обліку на момент отримання відомостей про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності такої фізичної особи.

Згідно з п.п. 8 п. 2 розд. ІV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 20.04.2015 №449 із змінами та доповненнями, для платників податків на загальній системі оподаткування, останнім періодом, за який необхідно обчислити та сплатити єдиний внесок, буде період з дня закінчення попереднього звітного періоду до місяця, в якому здійснено державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності включно.

Для платників, які обрали спрощену систему оподаткування, останнім періодом, за який необхідно обчислити та сплатити єдиний внесок, буде період з дня закінчення попереднього звітного періоду до місяця, в якому здійснено державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності/або здійснено перехід на сплату інших податків і зборів включно.

Сплачується єдиний внесок протягом 10 календарних днів, що настають за останнім днем відповідного граничного строку, передбаченого для подання звітності, що містить інформацію щодо сум нарахованого єдиного внеску за останній звітний період.
Статтею 5 Закону України від 08 липня 2010 року № 2464 «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» із змінами та доповненнями визначено, що зняття з обліку фізичних осіб – підприємців – платників єдиного внеску здійснюється контролюючими органами на підставі відомостей з реєстраційної картки, наданих державним реєстратором, після проведення передбачених законодавством перевірок платників та проведення остаточного розрахунку. Такі перевірки проводяться у порядку, встановленому ПКУ.

Рішення про проведення документальної позапланової перевірки платника податків – фізичної особи приймається керівником контролюючого органу (його заступником або уповноваженою особою) з урахуванням вимог ст. 78 – 82 ПКУ, яке оформлюється наказом. При цьому строк, протягом якого приймається рішення про призначення документальної позапланової перевірки, зокрема, при припиненні діяльності фізичною особою – підприємцем, ПКУ не визначено.

Законом України від 13.05.2014 р. №1258-VII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення процедури державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізичних осіб – підприємців за заявницьким принципом» унесено зміни до Закону України від 08.07.2010 р. № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

Відповідно до п.78.1 ст. 78 ПКУ, документальна позапланова перевірка здійснюється за наявності хоча б однієї з таких підстав:

«78.1.7. розпочато процедуру реорганізації юридичної особи (крім перетворення), припинення юридичної особи або підприємницької діяльності фізичної особи – підприємця, закриття постійного представництва чи відокремленого підрозділу юридичної особи, в тому числі іноземної компанії, організації, порушено провадження у справі про визнання банкрутом платника податків або подано заяву про зняття з обліку платника податків».

Отже, конструкція відповідного положення податкового законодавства не передбачає обов’язку проведення відповідної перевірки, а лише наділяє правом податковий орган розпочати таку перевірку.

Тож ані п.п.78.1.7, ані інші положення податкового законодавства, не містять обов’язку пройти перевірку задля закриття ФОП.

Контролюючий орган може призначити і провести документальну перевірку такої фізичної особи – платника податків за наявності підстав і з урахуванням строків давності, передбачених Податковим кодексом України. До того ж, строк давності встановлений п.102.1, відповідно до якого контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 ст.102 ПКУ, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у випадках, визначених цим Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня – у разі проведення перевірки операції відповідно до статей 39 і 392 цього Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, – за днем її фактичного подання. Якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов’язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов’язання (в тому числі від нарахованої пені), а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку.

Згідно зі ст. 70 ПКУ, центральний орган виконавчої влади, який реалізує державну податкову і митну політику, формує та веде Державний реєстр фізичних осіб – платників податків (далі – Державний реєстр). До Державного реєстру вносяться відомості про державну реєстрацію, реєстрацію та постановку на облік фізичних осіб – підприємців та осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність. Такі відомості включають в тому числі дати, номери записів, свідоцтв та інших документів, а також підстави державної реєстрації, реєстрації та взяття на облік, припинення підприємницької чи незалежної професійної діяльності, інші реєстраційні дані.

Згідно зі ст. 65 ПКУ, внесення до Державного реєстру запису про припинення підприємницької діяльності фізичної особи – підприємця чи незалежної професійної діяльності фізичної особи здійснюється у разі внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань запису про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності фізичної особи – підприємця – з дати державної реєстрації припинення підприємницької діяльності.

Отже, основні дії, які необхідно було зробити ФОП, аби уникнути проблем, є наступними:

  • подати заяву про реєстрацію припинення підприємницької діяльності;
  • подати необхідні річні звіти;
  • оплатити єдиний податок та ЄСВ за місяць, в якому було подано заяву держреєстратору. Якщо не було сплачено ЄСВ попереднього періоду – його також необхідно сплатити;
  • подати ліквідаційні звіти;
  • закрити рахунки в банку.

 

Ось і всі дії, які Вам потребувались. Тепер розберемось з документами за період діяльності ФОП.

Це питання регулюється п.44.3. ПКУ, відповідно до якого платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 ст.44, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

44.3.1. 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 392 цього Кодексу;

44.3.2. 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1 статті 133, підпунктом 133.2.2 пункту 133.2 та пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 цього пункту;

44.3.3. 1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;

44.3.4. 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 392 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Отже, якщо Ви загубили відповідні документи, але вже пройшло 1825 днів (у певному випадку 2555), то ризики зводяться до мінімуму, адже встановлений законодавством строк пройшов.

Однак, для підтвердження припинення діяльності ФОП краще орієнтуватись не на YouControl, а отримати витяг з відповідного реєстру, до якого вноситься інформація про державну реєстрацію такої діяльності, щодо припинення, або зупинення, або зміни організаційної форми відповідної діяльності.

Анастасія ПОЛЄЖАЄВА,

юрист Адвокатського об’єднання

«Адвокатська фірма «Єфімов та Партнери»