Елементи підпису електронного документа

EXPERTUS. Головбух

Питання: Наше підприємство здійснює обмін документами з контрагентами в електронному вигляді. Часто буває ситуація, що, одержавши документ від контрагента, у такому документі не зазначено, хто є або буде підписантом з нашої сторони (посада та ПІБ підписанта). Зважаючи на те, що відповідно до п. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 обов’язковим реквізитом первинного документа є, зокрема, посада і прізвище (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, ми відхиляємо такий документ.

У відповідь отримуємо заперечення від контрагента, що дані ЕЦП, яким підписується документ, містять і посаду, і ПІБ особи, яка підписує такий документ, і така інформація фіксується при підписанні документа ЕЦП і може бути перевірена, а отже, цього достатньо для того, щоб такий документ був нами прийнятий і підписаний, навіть якщо він сам не містить у тексті зазначення посади та ПІБ підписанта з нашої сторони.

Зважаючи на вимоги щодо обов’язкових реквізитів первинних документів та позиції органів Мінцифри та податкової служби щодо вимог до ЕЦП, які використовуються посадовими особами підприємства для підписання службових документів – зокрема, що посадова особа підприємства не може застосовувати ЕЦП, виданий їй як приватній особі, а має застосовувати ЕЦП, виданий їй як працівнику підприємства, тобто із зазначенням посади, ПІБ та підприємства у складі ЕЦП, просимо пояснити, чи дійсно наше підприємство має право приймати до обліку та підписувати первинні документи від контрагентів, навіть якщо у тексті такого документа не зазначено посаду та ПІБ особи, яка підписує такий документ, але в ЕЦП така інформація зазначається?

Відповідь: Відповідно до ст.5 Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) «електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа». При цьому хоча він створюється, передається і зберігається електронними засобами, його можна перетворити у візуальну форму, якою є «відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною».

 

Згідно зі ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

 

Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб’єктами електронного документообігу на договірних засадах (ст. 6 Закону № 851). Тобто законодавець надає право учасникам електронного документообігу самим узгодити використання таких видів електронних підписів, які не передбачені Законом України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII (далі – Закон № 2155).

Відповідно до ст.1 Закону № 2155 електронний підпис – це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.

Ідентифікаційні дані особи – це унікальний набір даних, який дає змогу однозначно встановити фізичну, юридичну особу або представника юридичної особи.

Кваліфікований електронний підпис – це удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

Удосконалений електронний підпис – це електронний підпис, створений за результатом криптографічного перетворення електронних даних, з якими пов’язаний цей електронний підпис, з використанням засобу удосконаленого електронного підпису та особистого ключа, однозначно пов’язаного з підписувачем, і який дає змогу здійснити електронну ідентифікацію підписувача та виявити порушення цілісності електронних даних, з якими пов’язаний цей електронний підпис.

Згідно зі ст.15 Закону № 2155 схема електронної ідентифікації повинна встановлювати високий, середній або низький рівні довіри до засобів електронної ідентифікації, що використовуються в них. Схема електронної ідентифікації визначається Кабінетом Міністрів України. Зазначеною нормою встановлено критерії низького, середнього та високого рівнів довіри до засобів електронної ідентифікації.

Використання кваліфікованих електронних підписів та печаток забезпечує високий рівень довіри до схем електронної ідентифікації. Використання удосконалених електронних підписів та печаток забезпечує середній рівень довіри до схем електронної ідентифікації.

З наведеного слід дійти висновку про те, що електронний підпис повинен уможливлювати ідентифікацію особи, яка його застосовує, а також ідентифікацію її посади, якщо електронний підпис така особа отримала як представник юридичної особи.

 

Оформлення первинних документів в електронній формі прямо дозволено ст.9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996). Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Домовленість про використання саме електронних документів має усе ж таки бути досягнута учасниками господарських відносин.

Так, якщо одна сторона наполягає на оформлені накладної у паперовій формі, то інша не зможе їй у цьому відмовити, оскільки ці правовідносини характеризуються рівністю прав.

Домовленість про складання первинних документів в електронній формі можна зазначити в господарському договорі, у додатковій угоді до нього, або ж навіть досягти усно. Якщо договір не передбачає оформлення первинних документів в електронній формі, то це не є підставою заперечувати правомірність їх оформлення саме так.

 

Первинні документи в електронній формі передбачені Законом України № 996 і тому вони мають такі ж наслідки, як і документи, складені в паперовій формі.

Згідно з ч.2. ст.9 Закону № 996 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

  • дату складання;
  • назву підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
  • посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Як бачимо, «посада і прізвище осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення» та «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції» – це два різних реквізити первинного документа, незалежно від того, в якій формі він складений: письмовій чи електронній.

Дійсно, наявність в ЕЦП інформації щодо посади підписанта дає можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції з урахуванням її посади. Проте, навіть з точки зору вимог ст.9 Закону № 996 відсутність окремого реквізиту вважається недоліком первинного документу. Хоча цей недолік й може визнаватися неістотним.

 

Проте питання в тому, чи готовий учасник господарської операції прийняти такий недолік, чи готовий він конфліктувати з контролюючим органом через цей недолік та доказувати, що той недолік є неістотним.

Це все можна врегулювати договором, тією його частиною, яка містить умову щодо обміну первинними документами в електронній формі. Тож якщо в цій частині договору прямо вказати про необхідність окрім ЕЦП зазначити окремо в первинному документі такий реквізит як «посада і прізвище осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення», то у контрагента не буде підстав сперечатися з цього приводу.

Також слід пам’ятати про те, що Закон № 996 надає право учаснику господарської операції навіть у разі обміну електронними документами вимагати надання первинного документу в паперовій формі.

Висновок: відсутність в первинному документі такого реквізиту як «посада і прізвище осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення» є недоліком такого документу, який цілком може призвести до конфлікту з контролюючим органом. І хоча можна буде довести, що цей недолік є неістотним, право не наражати себе на конфлікт з контролюючим органом залишається за учасником господарської операції.

 

  О.Єфімов,

Старший партнер Адвокатського об’єднання «Адвокатська фірма «Єфімов та партнери», доктор філософії права, доцент, адвокат, аудитор, доцент кафедри приватного права, Київського національного економічного університету імені Вадима Гетьмана, член Науково-консультативної ради при Верховному Суді