Невідповідність наказу ДСТУ: наслідки (чи потрібні вони вам?)

Стандарт у широкому розумінні цього слова – це зразок, еталон, модель, які приймаються за вихідні для порівняння з ними інших подібних об’єктів.

А от «стандарт», як нормативний акт, – це нормативний документ, заснований на консенсусі, прийнятий визнаним органом, що встановлює для загального і неодноразового використання правила, настанови або характеристики щодо діяльності чи її результатів, та спрямований на досягнення оптимального ступеня впорядкованості в певній сфері.

Згідно з п.20 ч.1 ст.1 Закону України «Про стандартизацію» від 05.06.2014 № 1315-VII стандарт – нормативний документ, а не нормативно-правовий акт. А відповідно до ч.1 та ч.2 ст. 23 Закону України «Про стандартизацію» національні стандарти застосовуються безпосередньо чи шляхом посилання на них в інших документах. Національні стандарти застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов’язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами.

Звісно, що відступати від нормативного акту означає наражати себе на негативні наслідки. І робота юриста полягає в тому, щоб пояснити клієнту ризики, на які той себе наражає, ігноруючи той чи інший закон. Іноді, клієнти можуть і погодитися на ті ризики, оскільки вони для них є «прийнятними».

Національний стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163:2020», прийнятий Наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144, (далі – ДСТУ 4163) є одним із прикладів для розуміння і аналізу наслідків його ігнорування.

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, зокрема на:

• організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
• інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

ДСТУ 4163 установлює:

• склад реквізитів документів;
• вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах;
• вимоги до бланків та оформлення документів;
• вимоги до виготовлення документів.

Наприклад, цим Стандартом встановлено, що у разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім’я і прізвище якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, власне ім’я, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).

Водночас, не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа.

Зустрічали ж документи підписані не керівником, а кимось іншим з похилою рискою ліворуч, яка нібито має вказувати на те, що документ підписано уповноваженим заступником, але ким саме, невідомо?