Оновлення адреси юридичної особи

Питання: В мене питання щодо оновлення даних юридичної особи. У нашого населеного пункту змінилася назва району, потім змінилася назва вулиці, після чого селище міського типу стало селищем, а з 13.03.2025 селище стало містом.

Ми звернулися до реєстратора за консультацією про послідовність кроків, на що вона відповіла, що спочатку треба знайти сайт (який вона не знає) і оновити відомості про кінцевого бенефіціарного власника (структуру власності).

Що потрібно зробити та де оновлюються такі відомості? В подальшому потрібно провести Загальні збори, підготувати протокол, внести зміни та викласти статут у новій редакції, справжність підписів на статуті засвідчити нотаріально, після чого держреєстратор реєструє зміни.

Яка процедура оновлення даних про кінцевого бенефіціарного власника та послідовність оновлення даних в цілому?

Відповідь: Положеннями ст.5¹ Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення» встановлено, що юридичні особи повинні мати інформацію про кінцевого бенефіціарного власника або його відсутність та структуру власності.

Юридичні особи зобов’язані подавати інформацію про кінцевого бенефіціарного власника або про його відсутність та структуру власності для внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР) у порядку, визначеному Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» (далі – Закон про державну реєстрацію).

Юридичні особи, які є засновниками (учасниками) юридичних осіб, і фізичні особи, які є засновниками (учасниками) юридичних осіб та/або здійснюють вирішальний вплив на їхню діяльність, зобов’язані надавати на запит юридичних осіб інформацію, необхідну для подання юридичною особою для внесення або актуалізації в ЄДР інформації про кінцевого бенефіціарного власника та структуру власності юридичної особи, а також самостійно повідомляти юридичних осіб про зміну кінцевого бенефіціарного власника та/або структури власності юридичної особи протягом 5 робочих днів з дати виникнення такої зміни.

Юридичні особи зобов’язані підтримувати відомості про кінцевого бенефіціарного власника та структуру власності юридичної особи в актуальному стані, повідомляти державного реєстратора про зміни протягом 30 робочих днів з дня їх виникнення та подавати державному реєстратору документи, що підтверджують зазначені зміни, у порядку, визначеному Законом про державну реєстрацію.

Аналогічну вимогу містить і ст.9 Закону про державну реєстрацію.

Повідомлення про зміну інформації про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи подається у паперовій або електронній формі.

В ЄДР, зокрема містяться такі відомості про юридичну особу, крім державних органів і органів місцевого самоврядування як юридичних осіб (п.9 та п.9¹ч.2 ст.9 Закону про державну реєстрацію):

– інформація про кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи, у тому числі кінцевого бенефіціарного власника її засновника, якщо засновник – юридична особа. У разі відсутності в юридичної особи кінцевого бенефіціарного власника юридичної особи, у тому числі кінцевого бенефіціарного власника її засновника, якщо засновник – юридична особа, вноситься відмітка про зазначення у структурі власності юридичної особи обґрунтованої причини його відсутності.

– структура власності та інформація про структуру власності юридичної особи, за формою та змістом, визначеними відповідно до законодавства.

Форму і зміст структури власності, яка з метою встановлення кінцевого бенефіціарного власника має в обов’язковому порядку надаватися державному реєстратору відображає Положення про форму та зміст структури власності, затверджене Наказом Міністерства фінансів України від 19.03.2021 № 163, зареєстроване в Міністерстві юстиції України 08.06.2021 за № 768/3639, відповідно до якого: структура власності за формою є офіційним документом, що являє собою схематичне зображення структури власності юридичної особи, яка відображає всіх осіб, які прямо або опосередковано володіють цією особою самостійно чи спільно з іншими особами або незалежно від формального володіння мають можливість значного впливу на керівництво чи діяльність юридичної особи.

Зразки складання схематичного зображення структури власності оприлюднюються на офіційному вебсайті Мінфіну.

У разі наявності у структурі власності юридичної особи іноземних юридичних осіб та/або осіб, які не перебувають у громадянстві України і є громадянами (підданими) іншої держави або держав, трастів, інших подібних правових утворень до схематичного зображення структури власності також мають додаватися офіційні документи (їх копії, зокрема нотаріально засвідчені копії), що підтверджують належність цим особам, трасту та/або іншим подібним правовим утворенням корпоративних прав у юридичній особі, крім випадків, коли відомості про відповідних суб’єктів наявні в ЄДР.

Структура власності підписується керівником юридичної особи.

На схематичному зображенні структури власності зазначаються:

– всі особи, які прямо або опосередковано володіють однією юридичною особою самостійно чи спільно з іншими особами (всі учасники юридичної особи та кожної особи у кожному ланцюгу володіння корпоративними правами юридичної особи);

– всі особи, які незалежно від формального володіння мають можливість значного впливу на керівництво чи діяльність юридичної особи;

– розмір участі (відсоток корпоративних прав), який належить кожній фізичній та/або юридичній особі, кожному трасту та/або іншому подібному правовому утворенню в іншій юридичній особі, трасті або іншому подібному правовому утворенні.

Також на схематичному зображенні структури власності вказуються щодо кожної:

фізичної особи – громадянина України – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків або номер (та за наявності – серію) паспорта громадянина України або паспорта громадянина України для виїзду закордон (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

фізичної особи – іноземця та особи без громадянства – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) англійською мовою та його транслітерація українською мовою, країна громадянства (підданства), а у разі, якщо особа є громадянином (підданим) декількох країн, – всі країни її громадянства (підданства), дата народження. Якщо особа у звітному році була податковим резидентом країни, відмінної від країни свого громадянства (підданства), або якщо особа є громадянином (підданим) декількох країн, додатково зазначається країна, податковим резидентом якої була особа у звітному році;

юридичної особи України – повне найменування відповідно до установчих документів, ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України;

іноземної юридичної особи, трасту або іншого подібного правового утворення – повне найменування англійською мовою та його транслітерація українською мовою, країна заснування (утворення), країна реєстрації довірчого власника (за наявності), місцезнаходження, ідентифікаційний номер (у разі наявності), що нерезидент використовує під час подання податкових декларацій та інших податкових документів до податкових органів у країні, резидентом якої він є.

На схематичному зображенні структури власності щодо кожного кінцевого бенефіціарного власника (за наявності) зазначається опис здійснення вирішального впливу кінцевого бенефіціарного власника на діяльність юридичної особи (прямий та/або непрямий).

У разі здійснення прямого вирішального впливу зазначається відсоток частки в статутному (складеному) капіталі юридичної особи або відсоток права голосу в юридичній особі (дані надаються у відсотках).

У разі здійснення непрямого вирішального впливу зазначається характер бенефіціарного володіння (вигоди, інтересу, впливу).

Для оновлення в ЄДР відомостей про кінцевого бенефіціарного власника державному реєстратору (або нотаріусу) необхідно подати:

заяву щодо державної реєстрації юридичної особи (крім громадських формувань та органів влади) (форма 2) або заяву щодо державної реєстрації юридичної особи – громадського формування (форма 4);
структуру власності;
витяг, виписку чи інший документ з торговельного, банківського, судового реєстру тощо, що підтверджує реєстрацію юридичної особи – нерезидента у країні її місцезнаходження (якщо засновником юридичної особи є юридична особа – нерезидент);
копію документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство (підданство) особи, яка є кінцевим бенефіціарним власником юридичної особи (нотаріально засвідчена або засвідчена кваліфікованим електронним підписом особи, уповноваженої на подання документів для державної реєстрації, крім випадків, якщо такий документ оформлений із застосуванням засобів Єдиного державного демографічного реєстру (ID-картка), – для громадян України);
документ, що підтверджує сплату адміністративного збору.

Оновлення в ЄДР відомостей про КБВ можливо як під час проведення окремої реєстраційної дії відповідно до ч.4 ст.17 Закону про державну реєстрацію, так і при вчиненні інших реєстраційних дій, при вчиненні яких передбачено подання документів для встановлення відомостей про кінцевого бенефіціарного власника.

Наприклад, якщо, як у даному випадку, у юридичної особи є потреба внести зміни до відомостей про місцезнаходження, у формі заяви щодо державної реєстрації юридичної особи заявник у блоці «Стан відомостей про кінцевого бенефіціарного власника» може обрати поле «потребують оновлення» та заповнити відповідні сторінки заяви з оновленими даними про такого кінцевого бенефіціарного власника.

Отже, юридична особа має можливість одночасно оновити дані про кінцевого бенефіціарного власника (подати структуру власності) та внести зміни до відомостей про місцезнаходження чи інших відомостей, які містяться про неї в ЄДР.

Для цього потрібно, як і вказано у питанні, провести Загальні збори, на яких розглянути питання та прийняти рішення про внесення відповідних змін до відомостей про юридичну особу в ЄДР, затвердити нову редакцію статуту (рішення оформлюється протоколом), підготувати структуру власності. Справжність підписів учасників на протоколі та статуті засвідчується нотаріально.

Після оформлення перелічених документів, на підставі заяви про державну реєстрацію змін державний реєстратор (нотаріус) реєструє зміни про юридичну особу в ЄДР.

Ірина Овдійчук,

Старша партнерка, адвокатка Адвокатської фірми «Єфімов, Брожко та партнери»