Оформлення первинних документів на окремому підрозділі

EXPERTUS. Головбух

Питання: Прошу надати консультацію щодо оформлення первинних документів на окремому підрозділі за умови, що на підрозділі працює один працівник, і як в такому випадку оформлювати переміщення зі складу у виробництво, накладну-вимогу, комплектацію та відпуск готової продукції, враховуючи що передачу зі складу у виробництво він проводить на себе.

В обв’язки даного працівника входить оприбуткування на склад товарів, сировини та матеріалів (на цьому ж підрозділі), забезпечення зберігання тмц, передача зі складу у виробництво, він же виробляє /комплектує готову продукцію (в даному випадку це рукава високого тиску) або проводить ремонт і реалізує готову продукцію або послуги ремонту покупцям.

Відповідь:

Згідно зі ст. 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію;

Відповідно до п. 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (далі – Положення № 88) первинні документи – це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції.

Первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити, визначені ч. 2 статті 9 Закону № 996 та Положенням № 88, зокрема:

назву документа (форми)
дату складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Відповідно до ч. 3 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» відповідальність за забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе керівник підприємства. Проте, згідно з п. 2.13 Положення № 88 дозволяє керівникові затвердити по підприємству перелік осіб, які мають право надавати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції.

Як зазначав Мінфін у листі від 14.09.2016 № 31-11420-07-10/26261, повноваження особи надавати дозвіл / підписувати первинні документи можна закріпити:

— розпорядчим документом (наприклад, наказом по підприємству);

— у посадовій інструкції працівника.

Відзначимо: податківці вважають, що це має бути все-таки наказ по підприємству. Більше того, податківці пропонують довести наказ до відома працівників під особистий підпис.

Важливо звернути увагу на такі моменти.

По-перше, Положення № 88 обмежує коло первинних документів, підписання яких може бути «делеговане» керівником на підставі внутрішнього наказу підприємства. Таке «делегування» можливе лише стосовно госпоперацій, пов’язаних з відпуском (витрачанням) (п. 2.13): (1) грошових коштів і документів; (2) товарно-матеріальних цінностей; (3) нематеріальних активів; (4) іншого майна.

По-друге, Мінфін у листі від 04.08.2010 № 31-34010-10-21/20263 звертає увагу на те, що при визначенні осіб, відповідальних за здійснення госпоперації, потрібно виходити з вимог чинного законодавства про певні посади для підписання окремих первинних документів. Наприклад, Положення № 637** установлює свої правила, хто має право підписувати касові документи підприємства (про що буде сказано далі).

Виходячи з опису працівник поєднує посади комірника та виробничого працівника.

За наказом Мінекономіки від 29 грудня 2022 року № 5573 року було внесено зміни до Класифікатора професій. Це означає, що скасовується професійна назва роботи «комірник» із кодом КП 9411. Йому на зміну прийшла інша назва — «службовець на склад (комірник)» за новим кодом КП 4131.

У стандартній практиці працівник складу має вирішувати такі завдання:

приймати, видавати, розміщувати, відвантажувати, зберігати ТМЦ, вести їх облік;
вносити пропозиції щодо покращення роботи складу та зберігання ТМЦ;
правильно оформляти документацію за складом та вчасно складати внутрішню звітність;
перевіряти ТМЦ на наявність супровідної документації (сертифікати, дозволи, ліцензії, товарні накладні тощо);
здійснювати контроль стану складського обладнання та інвентарю;
перевіряти приміщення складу на відповідність правилам безпеки та зберігання товарів;
проводити планову та непланову інвентаризацію, визначати фактичний обсяг ТМЦ на зберіганні;
фіксувати брак товару та його нестачу;
стежити за наявністю та справністю протипожежних засобів тощо.

Для оформлення передачі матеріалів зі складу у виробництво необхідно скласти накладну-вимогу. Форму накладної-вимоги можете знайти в наказі Мінфіну від 13.12.2022 № 431

В накладній-вимозі вказуються:

Назва матеріалів, їх кількість.
Підрозділ, куди передаються матеріали.
Особистий підпис працівника.

Враховуючи, що працівник одночасно виконує функції комірника та виробничого працівника, він підписує накладну-вимогу як особа, що передає, та як особа, що приймає матеріали.

Комплектація та відпуск готової продукції:

Працівник складає акти комплектації, накладні на відпуск готової продукції.

В документах вказуються:

Назва готової продукції, її кількість.
Опис виконаних робіт (при ремонті).
Дані покупця (при реалізації).
Особистий підпис працівника.

Реалізація готової продукції або послуг:

Працівник складає видаткову накладну, акт виконаних робіт, або надає чеки, в залежності від форми розрахунку.
Якщо це послуги ремонту, то складається акт виконаних робіт.

Акт виконаних робіт або наданих послуг не має встановленого зразка. Його форма може змінюватися залежно від специфіки робіт, домовленостей між сторонами та положень договору. Найчастіше акт виконаних робіт містить такі реквізити:

назва документа («Акт виконаних робіт» або «Акт наданих послуг»);
дата складання акта;
повні найменування виконавця і замовника, їхні банківські реквізити;
перелік робіт/послуг, їхня вартість. Якщо хтось зі сторін є платником ПДВ, то назви виконаних робіт/послуг мають співпадати з такими у податковій накладній, так як податківці при перевірці можуть податкову накладну у разі такої невідповідності визнати недійсною;
одиниці виміру (послуга, квадратні метри, погонні метри, кілометри, штуки тощо). І тут теж треба простежити відповідність з податковою накладною, так як наслідком може бути невизнання останньої (наприклад, в акті зазначена одиниця виміру «кілометри» щодо наданих послуг з перевезення, а в податковій накладній – одиниця виміру «послуга»);
виділену суму ПДВ, якщо надавач послуги є платником ПДВ;
посади осіб, які відповідають за виконання господарської операції та правильність її оформлення;
період, у якому надавалися послуги;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у проведенні господарської операції;
бажано має бути фраза про те, що роботи виконані повною мірою, сторони не мають претензій одна до одної;
окрім цього, акт може містити інформацію про конкретний договір (його дата, номер, назва), за яким надавалися послуги, строк протягом якого вони мають бути оплачені.

Розпочнемо з того, що акт виконаних робіт — це первинний документ. Тому на нього поширюється дія все того ж Положення № 88. Але, як ми з’ясували вище, його п. 2.13 передбачає, що керівник підприємства може затвердити перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи на здійснення господарських операцій, лише стосовно операцій, пов’язаних з «відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна». Як бачимо, про приймання-передачу виконаних робіт / наданих послуг тут не сказано ні слова. Виходить, що в цьому питанні потрібно керуватися нормами ЦКУ. А його ст. 92 встановлює, що юридична особа набуває громадянських прав та обов’язків і здійснює їх через свої органи, які діють згідно із засновницькими документами і законом. Тому у відносинах з третіми особами підприємство може представляти тільки особа, уповноважена на це засновницькими документами, дорученням, законом чи іншими актами цивільного законодавства. При цьому без доручення від імені підприємства може виступати тільки директор або інша особа, чиї повноваження зафіксовані в засновницьких документах ( ч. 5 ст. 65 ГКУ). Так само, як при відпуску ТМЦ, продавець повинен переконатися, що товар передається уповноваженій особі підприємства, так само і роботи повинні прийматися уповноваженою особою підприємства. Тому підписувати акти виконаних робіт повинні директор підприємства або інша особа, уповноважена на це засновницькими документами. Наприклад, засновницькими документами може бути встановлено, що, окрім директора, представляти інтереси від імені підприємства може заступник директора підприємства.

Отже, оформлення первинних документів на окремому підрозділі, де працює один працівник, має здійснюватися з дотриманням норм Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” та Положення № 88. Враховуючи, що працівник виконує одночасно функції комірника та виробничого працівника, він підписує первинні документи як особа, що передає, і як особа, що приймає матеріали. Однак для підтвердження його повноважень керівник підприємства повинен видати відповідний наказ про покладення на цього працівника обов’язків щодо підписання первинних документів.

Передача матеріалів у виробництво оформлюється накладною-вимогою, комплектація та відпуск готової продукції — відповідними актами та накладними. Оскільки працівник підписує документи сам на себе, важливо, щоб наказом по підприємству було чітко визначено його функції і права на оформлення таких документів.

Що стосується актів виконаних робіт/наданих послуг, то їх мають підписувати виключно особи, уповноважені представляти підприємство відповідно до засновницьких документів (наприклад, директор або заступник директора). Делегування права підпису актів виконаних робіт на підставі лише внутрішнього наказу не допускається.

Таким чином, для правильного оформлення всіх необхідних документів на підрозділі з одним працівником потрібно:

Видати наказ про покладення на працівника обов’язків щодо підписання первинних документів, пов’язаних з рухом ТМЦ.
Розробити і затвердити форми накладних, актів відповідно до законодавства.
Для підписання актів виконаних робіт/послуг — забезпечити участь уповноваженої особи (наприклад, директора).

Ваші питання – наші відповіді. Звертайтеся і знаходьте вирішення разом з нами!

Катерина МАРЧЕНКО

Юристка Адвокатського об’єднання

«Адвокатська фірма «Єфімов, Брожко та партнери»