Зміна директора та електронні документи

Питання: Будь ласка, допоможіть розібратися в ситуації з електронними документами при зміні директора.

Ситуація актуальна, як для підприємства Дія Сіті, так і для платника податку на прибуток на загальних підставах.

На підприємстві була зміна директора на початку місяця. Частина документів за попередній місяць в Медок прийшла пізніше.

Чи буде вважатися дійсним документ, в якому прописано як підписант минулий директор, але сам документ буде підписаний вже новим директором? Чи потрібно якось перестрахуватися?

І ще, є такі документи, які прийшли в перші дні місяця, коли був діючим ще попередній директор, але їх тоді не підписали, чи не буде помилкою їх підписання вже новим директором, не дивлячись на те, що в протоколі видно, що документ прийшов до того як нового директора призначили на посаду?

Відповідь: Відразу зауважимо, що статус резидента Дія Сіті не змінює загального правового режиму представництва та електронного документообігу, тому в подібних ситуаціях застосовуються загальні норми чинного законодавства.

Відповідно до ст. 207 ЦК України правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-комунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.

Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку.

Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами).

Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.

Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.

Таким чином, документи від імені підприємства має право підписувати лише уповноважена особа.

Згідно із ст.65 ГК України власник здійснює свої права щодо управління підприємством безпосередньо або через уповноважені ним органи відповідно до статуту підприємства чи інших установчих документів. Керівника підприємства призначає (обирає) власник (власники) безпосередньо або через уповноважені органи чи наглядова рада такого підприємства (у разі її утворення).

Такий керівник підприємства без довіреності діє від імені підприємства, представляє його інтереси в органах державної влади і органах місцевого самоврядування, інших організаціях, у відносинах з юридичними особами та громадянами, формує адміністрацію підприємства і вирішує питання діяльності підприємства в межах та порядку, визначених установчими документами.

Аналогічне положення про те, що директор може діяти від імені товариства без довіреності міститься і у ч.10 ст.39 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю». Таким чином, якщо в установчих документах підприємства не зазначено інше, то представляти інтереси підприємства може власник, або уповноважений таким власником керівник.

При цьому ч.4 ст.65 ГК України встановлено, що з керівником підприємства, який є найманим працівником укладається договір (контракт), в якому визначаються строк найму, права, обов’язки і відповідальність керівника, умови його матеріального забезпечення, умови звільнення його з посади, інші умови найму за погодженням сторін.

У п.13 ч.2 ст. 9 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» зазначено, що в Єдиному державному реєстрі містяться відомості про керівника юридичної особи та про інших осіб (за наявності), які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта), дані про наявність обмежень щодо представництва юридичної особи.

У ст.39 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» вказано, що управління поточною діяльністю товариства здійснює виконавчий орган. Виконавчий орган товариства може бути одноосібним (директор) або колегіальним (дирекція). Договір, що укладається з членом виконавчого органу товариства, від імені товариства підписує особа, уповноважена на таке підписання загальними зборами учасників. Повноваження одноосібного виконавчого органу чи голови колегіального виконавчого органу можуть бути припинені або він може бути тимчасово відсторонений від виконання своїх повноважень лише шляхом обрання нового одноосібного виконавчого органу чи голови колегіального виконавчого органу або тимчасових виконувачів їхніх обов’язків. У разі припинення повноважень одноосібного виконавчого органу або члена колегіального виконавчого органу договір із цією особою вважається припиненим.

Крім того, ч.ч.1,2 ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» встановлено, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

У ч.1 ст.11 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» закріплено, що фінансова звітність підписується керівником (власником) підприємства або уповноваженою особою у визначеному законодавством порядку та бухгалтером або особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства. У разі якщо бухгалтерський облік підприємства ведеться підприємством, що провадить діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, фінансову звітність підписують керівник підприємства або уповноважена особа, а також керівник підприємства, що провадить діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, або уповноважена ним особа. При цьому відповідальність підприємства, що провадить діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності, визначається законом та договором про надання бухгалтерських послуг.

Фінансову звітність підприємства, що становить суспільний інтерес, підписують керівник або уповноважена особа у визначеному законодавством порядку та головний бухгалтер. Фінансова звітність недержавних пенсійних фондів та інститутів спільного інвестування підписується у порядку, передбаченому законодавством.

Отже, за наведених умов важливою є не дата надходження (отримання) документу, а дата його складання.

Документи, датовані періодом повноважень попереднього директора, в яких відповідно вказано його підписантом потрібно переробити (змінити) під нового директора з новою датою.

Діючий директор не має права підписувати документи, на момент складання яких він не мав повноважень діяти від підприємства, тобто не був уповноваженою особою.

Ірина Овдійчук,

Старша партнерка, адвокатка Адвокатської фірми «Єфімов, Брожко та партнери»