Електронні документи

Відповідь: Відповідно до ст.5 Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) «електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа». При цьому хоча він створюється, передається і зберігається електронними засобами, його можна перетворити у візуальну форму, якою є «відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною».

Та чи набуде такий документ, у разі перетворення його у візуальну форму, оригіналом – ще питання. Відповідь на нього знаходимо у ст. 11 Закону України від 03.09.2015 № 675-VIII «Про електронну комерцію» (далі – Закон № 675): електронний договір може містити «умови виготовлення та отримання паперових копій електронних документів». Тобто Закон № 675 візуальну форму електронного договору на папері апріорі не вважає оригіналом та називає копією.

Згідно зі ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Електронні підписи бувають різних видів, зокрема й залежно від довіри до рівня ідентифікації.

Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155). За його ст. 14 виділяються наступні ступені довіри до ідентифікації:

• простий електронний підпис та печатка – низький рівень довіри;
• удосконалений електронний підпис та печатка – середній рівень довіри;
• кваліфікований електронний підпис (КЕП) та печатка – високий рівень довіри. Лише КЕП відповідає власноручному підпису (ч. 4 ст. 18 Закону № 2155).

У той же час використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб’єктами електронного документообігу на договірних засадах (ст. 6 Закону № 851). Тобто законодавець надає право учасникам електронного документообігу самим узгодити використання таких видів електронних підписів, які не передбачені Законом № 2155. У тому числі й шляхом регулювання їх відносин у частині підписання та обміну електронними документами відповідно до законодавства іноземної держави, як це вказано у ч.2 ст.38 Закону № 2155.

Оформлення первинних документів в електронній формі прямо дозволено ст. 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996). Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Домовленість про використання саме електронних документів має усе ж таки бути досягнута учасниками господарських відносин.

Так, якщо покупець наполягає на оформлені накладної у паперовій формі, то постачальник не зможе йому у цьому відмовити, оскільки ці правовідносини характеризуються рівністю прав.

Домовленість про складання первинних документів в електронній формі можна зазначити в господарському договорі, у додатковій угоді до нього, або ж навіть досягти усно. Так, якщо договір не передбачає оформлення первинних документів в електронній формі, то це не є підставою заперечувати правомірність їх оформлення саме так.

Отже, якщо покупці вимагають оформлення первинних документів в електронній формі, то постачальник може або погодитися з такою вимогою, або відмовитися від укладання договору з такими покупцями, або досягти з покупцями компромісу і складати первинні документи у прийнятній для обох сторін формі.

Як вже було зазначено, первинні документи в електронній формі передбачені Законом України № 996 і тому вони мають такі ж наслідки, як і документи, складені в паперовій формі.

Відповідно до ст.957 Цивільного кодексу України за договором складського зберігання товарний склад зобов’язується за плату зберігати товар, переданий йому поклажодавцем, і повернути цей товар у схоронності. Отже, товар має бути повернутий поклажедавцеві і може бути повернутий на підставі видаткової накладної представнику поклажедавця. Така видаткова накладна може бути складена в електронній формі та має містити всі реквізити первинного документа, передбачені ст.9 Закону № 996, у тому числі й особистий підпис (електронний підпис) або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Цей електронний документ має бути збережений на відповідному носієві протягом строку, встановленого для збереження всіх первинних документів.

  О.Єфімов,
Старший партнер Адвокатського об’єднання «Адвокатська фірма «Єфімов та партнери», доктор філософії права, доцент, адвокат, аудитор, доцент кафедри приватного права, Київського національного економічного університету імені Вадима Гетьмана, член Науково-консультативної ради при Верховному Суді