Нюанси електронного документообігу

Відповідь: Відповідно до ст.5 Закону України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) «електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа». При цьому хоча він створюється, передається і зберігається електронними засобами, його можна перетворити у візуальну форму, якою є «відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною».

Згідно зі ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб’єктами електронного документообігу на договірних засадах (ст. 6 Закону № 851). Тобто законодавець надає право учасникам електронного документообігу самим узгодити використання таких видів електронних підписів, які не передбачені Законом № 2155. У тому числі й шляхом регулювання їх відносин у частині підписання та обміну електронними документами відповідно до законодавства іноземної держави, як це вказано у ч.2 ст.38 Закону № 2155.

Повертаючись до форми договору, зазначимо, що відповідно до ст.205 Цивільного кодексу України правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено законом.

Водночас, згідно зі ст.207 ЦК України правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-телекомунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом.

Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу звʼязку.

Тож з точки зору ЦК України договір укладений в електронній формі вважається таким, що укладений у письмовій формі. А тому додаткова угода, укладена в електронній формі, до договору, укладеному в письмовій формі, з точки зору ЦК України вважається такою, що укладена в письмовій формі. Іншими словами законодавець з точки зору юридичних наслідків не розмежовує договір, укладений на папері, та електронний договір. А тому договір оренди, укладений на папері, цілком може бути «закритий» шляхом укладення додаткової угоди в електронній формі.

Оформлення первинних документів в електронній формі прямо дозволено ст. 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996). Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Домовленість про використання саме електронних документів має усе ж таки бути досягнута учасниками господарських відносин.

Так, якщо одна сторона наполягає на оформлені накладної у паперовій формі, то інша не зможе їй у цьому відмовити, оскільки ці правовідносини характеризуються рівністю прав.

Домовленість про складання первинних документів в електронній формі можна зазначити в господарському договорі, у додатковій угоді до нього, або ж навіть досягти усно. Так, якщо договір не передбачає оформлення первинних документів в електронній формі, то це не є підставою заперечувати правомірність їх оформлення саме так.

Більше того правомірність обміну електронними первинними документами не ставиться законодавцем в залежність від того, в якій формі про це було досягнуто згоди (паперовій чи електронній).

Первинні документи в електронній формі передбачені Законом України № 996 і тому вони мають такі ж наслідки, як і документи, складені в паперовій формі.

Стосовно питання оформлення в один день 01.01.2023 акту приймання передачі слід виходити з того, що згідно зі ст.795 ЦК України передання наймачеві будівлі або іншої капітальної споруди (їх окремої частини) оформляється відповідним документом (актом), який підписується сторонами договору. З цього моменту починається обчислення строку договору найму, якщо інше не встановлено договором.

Повернення наймачем предмета договору найму оформляється відповідним документом (актом), який підписується сторонами договору. З цього моменту договір найму припиняється.

Якщо виходити з того, що відповідно до ст.253 ЦК України перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов’язано його початок, то слід стверджувати, що при складанні акта приймання об’єкта оренди орендарем 01.01.2023 строк оренди обраховуватиметься з 02.01.2023. Звісно в договорі можна й інакше домовитися. Наприклад, зазначити, що строк оренди починається з дня, в який відбулося складання відповідного акту.

Зрозуміло, що одне й те ж приміщення не може одночасно перебувати в оренді двох різних орендарів: один з яких 01.01.2023 повертає орендоване майно власнику, а інший – отримує його від власника у цей самий день. В такій ситуації можна порадити в обох актах окрім дати 01.01.2023 вказати ще й час. Важливо, щоб попередній орендар повернув приміщення раніше по часу, аніж новий – його прийняв в оренду.

  О.Єфімов,

Старший партнер Адвокатського об’єднання «Адвокатська фірма «Єфімов та партнери», доктор філософії права, доцент, адвокат, аудитор, доцент кафедри приватного права, Київського національного економічного університету імені Вадима Гетьмана, член Науково-консультативної ради при Верховному Суді