Чи зберігати сертифікати на товарно-матеріальні цінності

Питання: для ведення господарчої діяльності комунальне підприємство закуповує будівельні матеріали, лампи светодіодні, двері, запасні частини на автомобілі, колеса та інше.

Чи повинно підприємство витребувати та зберігати сертифікати на всі товарно-матеріальні цінності?

Відповідь:

Прямого зобовʼязання немає. Але тут слід звернути увагу на такі аспекти.

1. Податкові наслідки.

Відповідно до ч. 1 ст. 3 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон) метою ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан та результати діяльності підприємства.

Також згідно з ч. 1 ст. 9 Закону підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Ми не віднесемо сертифікати до первинних документів. Проте на практиці їх наявність (особливо, якщо активи підлягають сертифікації) може істотно покращити ситуацію, коли податківці прийдуть на перевірку.

Наприклад, у наших клієнтів були випадки, коли податківці визнавали нереальними господарські операції через відсутність подібних «супроводжуючих» документів. Особливо, коли згадка про них була в договорі. Тоді договору, акта наданих послуг (видаткової накладної), платіжної інструкції було недостатньо, щоб переконати контролюючий орган в реальності господарських операцій.

Як наслідок: зняття певної суми з податкового кредиту, збільшення зобовʼязань з податку на прибуток та судовий збір.

Ще ці сертифікати можуть знадобитись, коли доведеться доводити правильність здійсненої амортизації. І тут знову вплив на податок на прибуток.

2. Публічні закупівлі.

Якщо закупівля цих товарно-матеріальних цінностей повинна здійснюватись в межах Закону України «Про публічні закупівлі» та постанови Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», то враховуємо таке.

Відповідно до ч. 2 ст. 22 Закону України «Про публічні закупівлі» у тендерній документації зазначається, зокрема, інформація про маркування, протоколи випробувань або сертифікати, що підтверджують відповідність предмета закупівлі встановленим замовником вимогам (у разі потреби).

Тому якщо тендерна документація вимагає надання таких документів, то доцільно їх отримати та зберігати ще й з цієї причини. Може знадобитися у разі спору щодо порушення процедури закупівлі, притягнення до відповідальності та/або оскарження укладеного договору.

3. Дозвільні документи.

Збереження відповідних документів може бути актуальним і під час прийняття в експлуатацію закінченого обʼєкта будівництва, отримання експлуатаційного дозволу на виробництво та/або зберігання харчових продуктів тваринного походження на підставі Закону України «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів» тощо.

Наталія Брожко, Керівна Партнерка, адвокатка Адвокатської фірми «Єфімов, Брожко та партнери»