Через війну в Україні, багато чоловіків та жінок стали на захист держави. У зв’язку з цим, у роботодавців виникають питання, як вести облік трудових відносин з такими працівниками?
При цьому, ще з більшим викликом стикається підприємство у разі, якщо мобілізували директора. Тож, розглянемо цю тему детальніше.
Хто та в який спосіб може замінити увільненого директора?
Не має значення, як саме працівник (директор) потрапив до лав ЗСУ: його мобілізували, призвали, як резервіста чи він добровільно уклав контракт про проходження військової служби – обліковувати на підприємстві таких працівників будуть однаково.
У випадку, якщо мобілізують директора, то він може сам передати свої повноваження в повному обсязі іншій особі на час своєї відсутності, якщо йому надано таке право установчими документами підприємства, якщо ж таких прав немає, то це робить інша уповноважена особа органу управління.
Після отримання від директора документів про призов (копія контракту, повістка, тощо) необхідно видати наказ про увільнення його від виконання службових обов’язків у зв’язку із призовом на військову службу під час мобілізації.
Тобто, у випадку мобілізації директора найоптимальнішим буде варіант, коли установчими документами підприємства врегульовано, а до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР) включено відомості не тільки про директора, але й про особу (із зазначенням її ПІБ), яка здійснює відповідні повноваження у разі відсутності директора – підписанта. У такому разі передання повноважень здійснюється на рівні наказу, відповідно до якого:
– директор «відбуває» для проходження військової служби й одночасно призначає особу, яка виконуватиме обов’язки директора до моменту його повернення (на час його відсутності).
Якщо ж ЄДР не містить відомостей про підписанта, окрім наказу необхідно видати довіреність особі, яка буде виконувати обов’язки директора (ст. 207 Цивільного кодексу України). Без довіреності представляти інтереси підприємства у правовідносинах з третіми особами може тільки та особа, яка зазначена в ЄДР як підписант.
Однак, не завжди установчими документами підприємства директору надано право на передачу своїх повноважень на час його відсутності іншій особі, в такому випадку без рішення засновників підприємства не обійтися. Оформляється таке рішення протоколом.
Щодо оплати праці за виконання обов’язків директора. Бажано, щоб у посадових інструкціях, трудових договорах працівників, які можуть тимчасово виконувати функції директора, було прописано можливість такої ситуації (виконання обов’язків директора на час його відсутності). Тоді доплата за виконання обов’язків директора не проводиться. Якщо ж ці обов’язки не передбачені посадовою інструкцією, а працівник наказом по підприємству призначений тимчасовим виконувачем обов’язків, то йому згідно з Роз’ясненнями Держкомітету Ради Міністрів СРСР з питань праці і заробітної плати «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.1965 № 30/39 виплачується різниця в окладах.
Крім того, якщо виконання обов’язків директора y випадку його тимчасової відсутності не передбачено посадовою інструкцією працівника, то треба отримати згоду працівника на тимчасове виконання обов’язків директора.
Вносити зміни до відомостей про керівника до ЄДР не потрібно, адже його повноваження не припиняються, а певний час виконуються іншою особою, тому наказу та довіреності достатньо.
У табелі обліку робочого часу період відсутності мобілізованого працівника позначається літерним кодом «ІН».
За мобілізованим працівником зберігається його робоче місце та середня зарплата.
Як з огляду на зміст установчих документів внести зміни до ЄДР щодо підписанта (особи, яка діятиме без довіреності від імені юридичної особи)?
Як вже зазначалось, окрім директора, вчиняти дії від імені юридичної особи без довіреності може особа, відомості про яку внесені в ЄДР – підписант.
Для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в ЄДР, у тому числі внесення відомостей про підписанта подаються такі документи (ч. 4 ст. 17 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань»):
– заява про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в ЄДР;
– примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) проколу загальних зборів (чи рішення власника) підприємства про зміни, які вносяться до ЄДР;
– документ про сплату адміністративного збору (0,3 прожиткового мінімуму для працездатних осіб, що становить 805,20 грн);
– установчий документ юридичної особи в новій редакції – у разі внесення змін, що містяться в установчому документі.
Отже, внесення до ЄДР відомостей про підписанта здійснюється на підставі протоколу загальних зборів (чи рішення власника) підприємства. Змістом вказаних документів також потрібно уповноважити представника підприємства на здійснення всіхнеобхідних та достатніх дій для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу в порядку, встановленому діючим законодавством України, що містяться в ЄДР.Таким представником може бути або безпосередньо керівник підприємства, або інша особа, повноваження якої мають бути підтвердженні нотаріально посвідченою довіреністю.
Включення відомостей до ЄДР про інших осіб, які, окрім директора, можуть без довіреності діяти від імені підприємства знімає багато питань, коли часу на реагування на відповідну ситуацію критично не вистачатиме.
Чи повідомляти ДПС про нового підписанта і як отримати електронний ключ для нього?
Відповідно до п. 66.1 ст. 66 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) підставами для внесення змін до облікових даних платників податків, зокрема є:
Згідно з п. 9.1 розд. ІХ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України 09.12.2011 № 1588 (далі – Порядок № 1588)контролюючі органи проводять внесення змін і доповнень до Єдиного банку даних юридичних осіб та Реєстру самозайнятих осіб на підставі:
Тобто, інформація про призначення або зміну керівника/тимчасово виконуючого обов’язки керівника тощо оновлюється в контролюючих органах на підставі відомостей, отриманих від державного реєстратора.
Тому, якщо держреєстратор зареєтрував відповідні зміни, він повідомить податкову службу і підприємству додатково повідомляти про це не потрібно.
Але якщо керівник є також особою, відповідальною за ведення бухгалтерського обліку (тобто, на підприємстві немає окремого бухгалтера), податкову потрібно повідомити – у 10-денний строк з дня виникнення змін у облікових даних платників податків. Для цього слід подати заяву для юридичних осіб та відокремлених підрозділів за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (п. 9.3 розд. ІХ Порядку № 1588).
Відповідно до положень Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України 06.06. 2017 № 557 (далі – Порядок № 557) юридичні особи, самозайняті особи, податкові агенти, контролюючі органи, органи державної влади, органи місцевого самоврядування набувають статусу СЕД з дати приєднання до Договору, примірну форму якого визначено у додатку 1 до цього Порядку.
Приєднання до Договору здійснюється шляхом надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа у встановленому форматі (стандарті) з дотриманням вимог законодавства. Підтвердженням про приєднання автора до Договору є отримання автором відповідної квитанції про прийняття контролюючим органом такого документа.
Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник (автор) повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник (автор), шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (далі – Повідомлення) в електронному вигляді за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку.
До Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них –кваліфікований електронний підпис керівника і останньою – печатка (за наявності).
Перша квитанція, що формується за результатами зазначеної в пункті 7 розділу II цього Порядку автоматизованої перевірки Повідомлення, надсилається автору протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі – протягом перших двох годин наступного операційного дня.
Друга квитанція формується автоматично та є підтвердженням про прийняття або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі Повідомлення.
Отже, у разі тимчасової відсутності директора (керівника) на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються КЕП посадових осіб, яким делеговано право підпису шляхом направлення Повідомлення, яке прийняте контролюючим органом, у такому порядку:
Пунктом 2 розд. ІІ Порядку № 557, зокрема, визначено, що платник (автор) створює електронні документи у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством для відповідних документів в електронному та паперовому вигляді, із зазначенням всіх обов’язкових реквізитів та з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису чи печатки, керуючись Порядком № 557. Створення електронного документа завершується накладанням на нього кваліфікованого електронного підпису підписувача (підписувачів) та печатки (за наявності).
Зверніть увагу! Якщо змінюється реєстраційна інформація або інформація про підписантів, потрібно замінити електронний підпис. Для цього потрібно звернутися до одного з надавачів послуги з документами, що підтверджують зміни. В іншому випадку можуть виникнути проблеми з підписанням документів ключами КЕП та поданням звітності.
Загальний перелік документів для отримання КЕП юридичною особою:
Посадовій особі підприємства при зверненні для отримання ключа потрібен паспорт громадянина України у вигляді книжки або ID-картки або документ, який їх замінює.
Співробітникам, які отримують ключі КЕП слід мати копії документів про призначення на посаду: наказ про призначення, контракт тощо.
Перелік документів, зазначених нижче, власнику слід завірити на кожній сторінці особистим підписом:
Для кожного КЕП потрібна заявка на формування ключів КЕП юридичних осіб в електронній та паперовій формі. Співробітник, який одержує КЕП повинен підписати власну заявку, керівник підписує власну заявку і заявку на друк.
Також для отримання КЕП юридичній особі потрібно:
Як повідомити банки про нового підписанта і особу, яка вправі розпоряджатися рахунками?
У п. 7 розд. I Інструкції про порядок відкриття та закриття Національним банком України рахунків клієнтам, затвердженої Постановою Правління Національного банку України 15.04.2022 № 74 закріплено, що клієнт подає/надсилає до Національного банку під час відкриття поточного рахунку перелік осіб, які мають право розпоряджатися рахунком і підписувати платіжні інструкції (далі – перелік).
Перелік складається клієнтом у довільній формі та має містити такі обов’язкові реквізити: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) розпорядника рахунку та його підпис. Кількість розпорядників рахунку в переліку не обмежується. Перелік, поданий клієнтом, засвідчується підписом керівника (уповноваженої особи).
Клієнт подає/надсилає до Національного банку новий перелік у разі зміни осіб, які мають право розпоряджатися поточним рахунком та підписувати платіжні інструкції.
Отже, банки потрібно проінформувати про зміну осіб, які мають право розпоряджатися рахунками та підписувати платіжні інструкції надавши новий перелік осіб, які відповідно до законодавства України мають право розпорядження рахунком в паперовій або електронній формі. Такий перелік може надавати клієнт у довільній формі, якщо банк не передбачив інше своїми внутрішніми документами, що регламентують порядок відкриття рахунків.
Чи повідомляти органи ПФУ, статистики та контрагентів?
Ні, це не передбачено чинним законодавством України.
Ірина Овдійчук, юристка
Адвокатського об’єднання «Адвокатська фірма «Єфімов та партнери»
Facebook Messenger
Skype
Telegram
Viber
WhatsApp
Електронна пошта
