Бухгалтер підприємства без ЕЦП

Опубліковано в експертно-правовій системі “Експертус: Головбух”  

Питання: На підприємстві є штатний головний бухгалтер, проте ЕЦП для нього не отримувалось і підпис у звітності не ставився (тобто звітність підписує лише директор). В ДПС про те, що прийнятий головний бухгалтер не повідомлялось. Які будуть наслідки такої ситуації?

Відповідь: Як відомо, питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів (ч. 2 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996).

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форми його організації, які передбачені п. 4 ст. 8 Закону № 996, ними є:

– введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;

– користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи;

– ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності.

Обрання підприємством будь-якої із наведених форм ведення бухгалтерського обліку, виключає використання останньої, а саме:

– самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Зазначена форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватися, та в бюджетних установах.

Крім того, ч. 5 ст. 8  Закону № 996 закріплено, що підприємство самостійно визначає за погодженням з власником (власниками) або уповноваженим ним органом (посадовою особою) відповідно до установчих документів облікову політику підприємства та визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.

Облікова політика підприємства являє собою сукупність принципів, методів і процедур, які використовуються підприємством для ведення бухгалтерського обліку, складання та подання фінансової звітності (ст. 1 Закону № 996). Відповідні норми фіксуються у наказі про облікову політику, який є одним із головних документів, що регулює порядок ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності на підприємстві.

Отож, при розгляді даного питання потрібно звернути увагу на декілька аспектів:

По-перше, платники податків –  юридичні особи та їх відокремлені підрозділи зобов’язані подати контролюючому органу відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, її відокремлених підрозділів, у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків, шляхом подання заяви у порядку, визначеному центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (п. 66.4 ст. 66 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) та п. 9.3 розд. IX Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 року № 1588).

Відповідальність за неподання відомостей стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського обліку та/або складення податкової звітності закріплена п. 117.1 ст. 117 ПКУ. Дана норма передбачає при виявленні такого порушення накладення штрафу на юридичну особу, відокремлені підрозділи юридичної особи чи юридичну особу, відповідальну за нарахування та сплату податків до бюджету під час виконання договору про спільну діяльність у розмірі 1020 гривень.

По-друге, фінансова звітність підписується керівником (власником) підприємства або уповноваженою особою у визначеному законодавством порядку та бухгалтером або особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства (ч. 2 ст. 11 Закону № 996).

Це підтверджується і пп. 48.5.1 п. 48.5 ст. 48 ПКУ: податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником.

Виходячи з вище вказаного, стає зрозуміло, що фінансова звітність на підприємстві повинна підписуватися не тільки директором, але й головним бухгалтером.

Прямої відповідальності за вказане порушення законодавством не передбачено, але згідно зі ст. 163¹ Кодексу про адміністративні правопорушення  у випадку виявлення податковим органом порушення керівниками та іншими посадовими особами підприємств встановленого законом порядку ведення податкового обліку тягне за собою накладення штрафу у розмірі від п’яти до десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Зазначаємо, що порядок ведення податкового обліку включає в себе право підпису бухгалтерських документів.

Проте, якщо за внутрішніми документами підприємства (наприклад, це може бути наказ директора) обов’язки щодо ведення бухгалтерського та податкового обліку покладені на самого директора, то підприємство взагалі звільняється від відповідальності.

І наостанок: 7 листопада 2018 року набув чинності Закон України «Про електронні довірчі послуги». Одним із нововведень Закону стало те, що він запровадив поняття «кваліфікований електронний підпис» (далі – КЕП), яке замінило поняття «електронного цифрового підпису».

Отже, починаючи з 7 листопада 2020 року потрібно використовувати та вживати «КЕП».

Ірина Овдійчук, юрист Адвокатської фірми “Єфімов та партнери”