Поточні операції під час інвентаризації

Опубліковано в “Експертус. Головбух”

Питання: Товариство проводить річну інвентаризацію, при проведенні не використовує пломбіратор для зупинення проведення, а продовжує приймати документи на прихід та розхід (видача та поступлення не може зупинитися). Як за законодавством оформити результат, якщо в описі зазначається, що матеріально відповідальна особа передала всі документи до початку? Як відобразити поточні операції під час інвентаризації?

Відповідь: Порядок проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення її результатів визначає Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене Наказ Міністерства фінансів України від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879).

Це Положення застосовується юридичними особами, створеними відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, а також представництвами іноземних суб’єктів господарської діяльності.

Відповідно до п. 6 розд. ІІ Положення № 879 голова інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерської служби ці документи є підставою для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.

Матеріально відповідальні особи дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані.

У п. 7 розд. ІІ Положення № 879 закріплено, що наявність активів при інвентаризації встановлюється шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру. Переважування, обмір, підрахунок проводяться у порядку розміщення активів у приміщенні, де вони зберігаються. Визначення ваги (обсягу) навалочних матеріалів може проводитися на основі обмірів і технічних розрахунків. Акти обмірів і розрахунки додаються до інвентаризаційних описів (п. 7 розд. ІІ Положення № 879).

Згідно з п. 9 розд. ІІ Положення № 879 на прибуткових документах на активи, що надійшли до місць зберігання активів до передачі їх в експлуатацію або використання (далі – склад) під час інвентаризації, матеріально відповідальною особою у присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) робиться відмітка «після інвентаризації». На видаткових документах про активи, які відпущені зі складу під час інвентаризації, з дозволу керівника підприємства у присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) робиться відмітка «після інвентаризації» з посиланням на дату інвентаризаційного опису, де записані ці активи, або вони заносяться до окремого інвентаризаційного опису, якщо ще не були внесені до інвентаризаційного опису.

На активи, що знаходяться в дорозі, не оплачену у строк покупцями відвантажену продукцію (товари) та на ті активи, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), складаються окремі інвентаризаційні описи (п. 10 розд. ІІ Положення № 879).

Отже, поточні операції під час інвентаризації не включаються до інвентаризаційного опису. На первинних документах, які оформлюються в цей період ставиться відмітка «після інвентаризації».

Це робиться для того, щоб розмежувати залишки, зафіксовані комісією на момент інвентаризації, та рухи, які відбулися пізніше. Такі документи передаються до бухгалтерії та відображаються вже після завершення інвентаризації, щоб вони не вплинули на фактичні залишки, внесені до інвентаризаційного опису.

У відповідності до п. 14 розд. ІІ Положення № 879 інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості оформлюються відповідно до вимог, установлених Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704 (із змінами), для первинних документів з урахуванням обов’язкових реквізитів та вимог, передбачених цим же Положенням. Матеріали інвентаризації можуть бути заповнені як рукописним способом, так і за допомогою електронних засобів обробки інформації.

Ірина Овдійчук,

Старша партнерка, адвокатка Адвокатської фірми «Єфімов, Брожко та партнери»