З 1 січня 2018 року удосконалення деяких положень нормативно-правової бази, щодо відносини у сфері бухгалтерського обліку, торкнулися і первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку.

Відповідно до п.8 розділу І Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щодо удосконалення деяких положень» від 05.10.2017 № 2164-VIII (далі – Закон № 2164) первинні облікові документи втратили у своїй назві обліковий характер. Вони стали просто первинними документами, без визнання їх обліковими.

Та це й логічно, адже у ст.1 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі – Закон № 996) первинний документ не названий обліковим. Більше того, відповідно до Закону України «Про внесення змін до деяких законів України щодо усунення адміністративних бар’єрів для експорту послуг» від 03.11.2016 №1724-VIII визначення поняття первинного документу було скорочено: первинний документ – це документ, який лише містить відомості про господарську операцію. Він більше не є документом, що підтверджує здійснення господарської операції.

Первинні документи, з якими працюють бухгалтери, як відомо, бувають у формі оригіналу, дублікату чи копії. Звісно, це не просто різні слова. Вони ще й наповнені відповідним юридичним змістом з різними юридичними наслідками.

Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа» ДСТУ 2732:2004 (https://vn.court.gov.ua/userfiles/27_2732-2004(1).pdf) зазначає, що:

документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі;

службовий документ – це документ, який створила або отримала установа (чи інший суб’єкт господарювання) в процесі діяльності;

оригінал (службового документа) – це примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили;

дублікат оригіналу (службового документа) – це повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

копія (документа) – це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак.